Nowe Prawo zamówień publicznych (PZP) to zmiana, na którą sektor publiczny i prywatny czekał od kilku lat. Wcześniejsze przepisy wynikające z ustawy sprzed kilkunastu lat (Dz. U., poz. 177 z dnia 29 stycznia 2004 r.) w wielu miejscach były niespójne i nie sprawdzały się we współczesnych realiach. Nowe zmiany zapewnią poprawę konkurencyjności na rynku zamówień publicznych, zwiększą transparentność i jawność danych oraz wyrównają pozycję stron umowy o zamówienia publiczne.

Przepisy nowej ustawy zostaną wprowadzone w życie po dość długim czasie od jej opublikowania nie bez powodu. To margines, który otrzymały instytucje, urzędy, zakłady oraz cała sfera publiczna, by przygotować się do wprowadzanych już niedługo obowiązkowych zmian. A są one dość istotne. Dotykają wszelkiego rodzaju zamówień publicznych, w tym tzw. zamówień bagatelnych, czyli tych, których wartość nie przekracza ustawowego unijnego progu 30 tysięcy Euro wyrażonej w złotówkach (o progu mowa w art. 3, pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.).

Obowiązkowa elektronizacja wszystkich zamówień w sektorze publicznym

Dużym ułatwieniem wynikającym ze zmian będzie obowiązkowa elektronizacja w komunikacji stron, dotycząca zarówno zamówień równych i powyżej progów unijnych (dalej określanych jako zamówienia unijne), jak i tych o wartości poniżej tego progu. Pełna elektronizacja obowiązuje zamówienia unijne już od 18 października 2018 roku. Oznacza to, że komunikacja, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub świadczeń pomiędzy zamawiającym a wykonawcą w postępowaniach tego typu zamówień, odbywać się musi przy użyciu środków komunikacji elektronicznej pod rygorem nieważności (z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie).

Od początku przyszłego roku, obowiązek elektronizacji dotknie również zamówienia bagatelne, a więc te o wartości poniżej progu unijnego. W tym przypadku jednak ww. dokumenty składać będzie można, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym (art. 63, pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r.).

Przedsiębiorco, pamiętaj o uwiarygodnieniu dokumentacji

Ważne jest, że przekazywanie dokumentacji, czyli ofert, wniosków czy prac konkursowych odbywać się musi drogą elektroniczną, która zapewnia poufność wymiany i przechowywania danych, ich nienaruszalność oraz zachowanie autentyczności i integralności (art. 68 ustawy z dnia 11 września 2019 r.). Stąd też obowiązkowa dla zamówień unijnych forma elektroniczna, jednocześnie jedna z przyszłorocznych opcji dla zamówień bagatelnych, wymaga uwiarygodnienia dokumentacji.

Oznacza to, że dokumenty oraz zaświadczenia (głównie potwierdzenie o niekaralności za określone przestępstwa, czy o braku zaległości w opłacaniu składek ZUS oraz podatków) muszą zostać poświadczone. Najbezpieczniejszym i jednocześnie najczęściej stosowanym sposobem jest elektroniczny podpis kwalifikowany, który posiada odpowiednie certyfikaty służące do weryfikacji podpisu. Bardzo często, posługując się podpisem kwalifikowanym, wykonawcy popełniają błędy podczas składania dokumentacji, występując o udzielenie zamówienia.

Drobne błędy wiele kosztują

Najpopularniejszym z nich jest sygnowanie dokumentu podpisem swoim, a nie instytucji wystawiającej zaświadczenie. Kolejnym zaś, nieodpowiedni format wysłanych do zamawiającego dokumentów. Prawidłowa forma dokumentacji to plik XML oraz towarzyszący mu plik podpisu kwalifikowanego, nie sama wizualizacja zaświadczenia w postaci PDF, która generowana jest razem z ww. dokumentami w formacie ZIP.

Nieprawidłowy format dokumentacji nie powoduje jednak wykluczenia wykonawcy z listy kandydatów do udzielenia zamówienia. W razie błędu zostaje on wezwany do uzupełnienia dokumentów. Jednak popełnienie błędu po raz drugi równoznaczne jest z wykreśleniem zamawiającego z przetargu.

Nowe przepisy już od przyszłego roku

Do wprowadzenia zmian pozostały niecałe dwa miesiące. To już ostatnia prosta w przygotowaniach dla sektora publicznego oraz prywatnych przedsiębiorstw działających w tym sektorze. Rynek wart blisko 300 mld złotych działał będzie nareszcie na spójnych zasadach, które nie tylko ułatwią funkcjonowanie, ale i wyrównają konkurencję przetargów. Warto jednak pamiętać również o drobiazgach. O drobiazgach takich jak odpowiedni format przygotowywanych do przetargów dokumentów i niezbędnym podpisie kwalifikowanym, którego brak uniemożliwić może przystąpienie do przetargu.