Świat zmienia się na naszych oczach w niewiarygodnym tempie. Cyfryzacja obejmuje coraz więcej obszarów naszego życia, a formalności, które kiedyś wymagały osobistej obecności, załatwisz online. Takie rozwiązanie jednak wiąże się z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa i wiarygodności dokumentów. Właśnie dlatego powstał podpis elektroniczny. To narzędzie, które umożliwia autoryzowanie umów, wniosków i innych dokumentów w sposób szybki, wygodny i w pełni legalny. Czym dokładnie jest e-podpis, jak działa i jak go zdobyć? O tym wszystkim przeczytasz w naszym artykule.

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to nowoczesne narzędzie, które umożliwia autoryzację dokumentów w środowisku cyfrowym. Jego status reguluje rozporządzenie eIDAS, które zrównało podpis kwalifikowany z podpisem własnoręcznym. Do 2016 roku funkcjonował jako „bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem”. Dziś znamy go jako „podpis kwalifikowany”. Umożliwia on podpisywanie umów, faktur i wniosków online. Zapewnia bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów, co czyni go kluczowym elementem cyfrowej transformacji.

Podstawą prawną podpisu elektronicznego są:

• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS).

Elektroniczny podpis jest wydawany wyłącznie osobie fizycznej.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Podpis elektroniczny występuje w trzech wariantach: zwykłym, zaawansowanym i kwalifikowanym. Różnią się one od siebie poziomem bezpieczeństwa i zastosowaniem.

Podpis zwykły to najprostsza forma, używana głównie do wewnętrznych dokumentów i komunikacji online. Nie gwarantuje on jednak pełnej ochrony prawnej. Zaawansowany podpis elektroniczny jest powiązany z konkretną osobą. Posiada on zabezpieczenie kryptograficzne. Z kolei, podpis kwalifikowany posiada certyfikat wydany przez zaufany urząd. Ma taką samą moc prawną jak Twój odręczny podpis. Stosuje się go w biznesie, administracji publicznej i sektorze prawnym. Umożliwia podpisywanie umów, faktur i dokumentów urzędowych online.

Cyfrowy podpis kwalifikowany – niezbędne elementy

Weryfikacja podpisu elektronicznego jest możliwa, ponieważ składa się z kilku unikalnych elementów, które potwierdzają jego autentyczność:

• certyfikat z informacjami o właścicielu,
• klucz publiczny,
• klucz prywatny.

Jeśli chcesz podpisać dokument elektronicznie, potrzebujesz odpowiednich narzędzi: czytnika kart oraz dedykowanej aplikacji do składania podpisu. Certyfikaty, które umożliwiają korzystanie z e-podpisu wydają zaufane instytucje, zwane centrami certyfikacji. Ich pełny rejestr znajdziesz w bazie Narodowego Centrum Certyfikacji, co gwarantuje bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Podpis elektroniczny dla firm – zastosowanie

• Przetargi: Podpis kwalifikowany przydaje się firmom do zdalnego podpisywania dokumentów związanych z przetargami oraz w kontaktach z takimi jednostkami, jak Urząd Celny, Krajowy Rejestr Sądowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości itd.
• Dokumentacja medyczna od 2014 roku musi być prowadzona elektronicznie i można ją weryfikować podpisem certyfikowanym.
• Podpis elektroniczny sprawdza się też w przypadku OSK (Ośrodków Szkolenia Kierowców), w komunikacji ze starostwem podczas przesyłania PKK (Profilu Kandydata na Kierowcę).
• Za pomocą podpisu elektronicznego można uwiarygadniać korespondencję firmową w ramach komunikacji B2B.

Zastosowanie podpisu elektronicznego w biznesie i administracji

Podpis elektroniczny to klucz do nowoczesnej i efektywnej pracy w biznesie oraz administracji. Eliminuje papierową biurokrację i przyspiesza obieg dokumentów. Firmy wykorzystują e-podpis do zawierania umów, autoryzacji transakcji i obsługi klientów bez potrzeby fizycznych spotkań. W bankowości umożliwia szybkie zawieranie umów kredytowych i zdalne zakładanie kont. Administracja publiczna usprawnia dzięki niemu obsługę wniosków i podpisywanie oficjalnych pism. W ten sposób redukuje czas oczekiwania na decyzje.

Dzięki temu, procesy stają się błyskawiczne, bezpieczne i zgodne z prawem. Oszczędność czasu, redukcja kosztów i wygoda użytkowników sprawiają, że e-podpis to dziś kluczowe narzędzie dla nowoczesnych firm i instytucji.

Czy podpis elektroniczny jest bezpieczny?

Podpis elektroniczny to jedno z najbezpieczniejszych narzędzi uwierzytelniania dokumentów. Jego ochrona opiera się na zaawansowanym szyfrowaniu, kluczach kryptograficznych oraz certyfikatach wydawanych przez zaufane instytucje.

Każdy e-podpis jest unikalny i niepodrabialny, co odróżnia go od podpisu odręcznego, który łatwo sfałszować. Dodatkowo, podpis kwalifikowany pozwala na pełną weryfikację tożsamości osoby podpisującej. To eliminuje ryzyko oszustw. Dzięki tym technologiom e-podpis zapewnia wygodę oraz maksymalny poziom bezpieczeństwa

Jak podpisać elektronicznie dokument?

Internauci często pytają – jak podpisać pdf? Czy podpiszę elektronicznie dokument MS Word? To tylko przykładowe wątpliwości, które rozwiejemy w tej części artykułu, przedstawiając sposób działania kwalifikowanego podpisu.

Na pytanie, jak uzyskać podpis kwalifikowany, odpowiedź jest zwięzła: kupić. W przeciwieństwie do profilu zaufanego, podpis kwalifikowany jest rozwiązaniem komercyjnym, dostępnym odpłatnie u certyfikowanego dostawcy. Użytkownik wybiera certyfikat ważny przez rok lub dwa lata i odbiera niezbędny sprzęt do jego obsługi.

Do codziennego korzystania z podpisu elektronicznego potrzebny będzie: czytnik kart USB, PCMCIA lub token USB. Po podpisaniu umowy subskrypcyjnej (do czego jest potrzebne przedstawienie
dokumentu tożsamości – dowodu osobistego) wystarczy jedynie zainstalować specjalne oprogramowanie i zacząć korzystać z niego przy składaniu podpisów na elektronicznych dokumentach. Podpis zatwierdza się numerem PIN, a sama procedura trwa dosłownie chwilę,
wymaga jedynie kilku kliknięć.

Podsumowanie – czy warto korzystać z podpisu elektronicznego?

Podpis elektroniczny to przyszłość biznesu i administracji – szybki, bezpieczny i zgodny z prawem. Eliminuje papierologię, oszczędza czas i umożliwia podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca na świecie. Jego znaczenie rośnie wraz z postępującą cyfryzacją. To idealne rozwiązanie dla przedsiębiorców, prawników, księgowych i każdego, kto ceni wygodę oraz bezpieczeństwo. W dobie transformacji cyfrowej e-podpis to nie luksus, a konieczność.