Świat zmienia się na naszych oczach w niewyobrażalnym tempie, a rozwój technologiczny bezpośrednio wpływa na każdą dziedzinę codziennego życia. Wiele formalności załatwiamy dziś
zdalnie, co wymusza stosowanie odpowiednich procedur bezpieczeństwa. W tym artykule opisujemy elektroniczny podpis kwalifikowany, który ma taką samą wartość prawną, jak podpis
odręczny.

Co to jest podpis elektroniczny?

Do 2016 roku „bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem”, a obecnie po prostu „podpis kwalifikowany” to elektroniczny odpowiednik podpisu własnoręcznego.
Oznacza to, że z jego pomocą można podpisywać umowy i różnego rodzaju dokumenty.

Podstawą prawną Podpis elektronicznego są:

• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej,
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS).

Elektroniczny podpis jest wydawany wyłącznie osobie fizycznej.

Cyfrowy podpis kwalifikowany – niezbędne elementy

Weryfikacja podpisu elektronicznego jest możliwa dzięki temu, że w jego przypadku stosuje się kilka elementów, które stanowią o jego oryginalności:

• certyfikat z informacjami o właścicielu,
• klucz publiczny,
• klucz prywatny.

Jeśli zastanawiasz się, jak podpisać elektronicznie dokument, potrzebujesz do tego specjalne urządzenie do odczytu kart oraz aplikacji podpisującej. Wydawaniem certyfikatów zajmuje się tzw. zaufana trzecia strona, czyli centrum certyfikacji. Ich rejestr znajdziesz w zasobach Narodowego Centrum Certyfikacji.

Podpis elektroniczny dla firm – zastosowanie

• Przetargi: Podpis kwalifikowany przydaje się firmom do zdalnego podpisywania dokumentów związanych z przetargami oraz w kontaktach z takimi jednostkami, jak Urząd Celny, Krajowy Rejestr Sądowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości itd.
• Dokumentacja medyczna od 2014 roku musi być prowadzona elektronicznie i można ją weryfikować podpisem certyfikowanym.
• Podpis elektroniczny sprawdza się też w przypadku OSK (Ośrodków Szkolenia Kierowców), w komunikacji ze starostwem podczas przesyłania PKK (Profilu Kandydata na Kierowcę).
• Za pomocą podpisu elektronicznego można uwiarygadniać korespondencję firmową w ramach komunikacji B2B.

To tylko wybrane przykłady zastosowania technologii, która pozwala usprawnić wiele formalności, które nie wymagają kosztownych i czasochłonnych podróży czy wizyt w urzędach, firmach czy instytucjach.

Jak podpisać elektronicznie dokument?

Internauci często pytają – jak podpisać pdf? Czy można podpisać elektronicznie dokument MS Word? To tylko przykładowe wątpliwości, które warto rozwiać przedstawiając sposób działania kwalifikowanego podpisu.

Na pytanie, jak uzyskać podpis kwalifikowany, odpowiedź jest zwięzła: kupić. Tak, w przeciwieństwie do profilu zaufanego, jest to rozwiązanie komercyjne, za które trzeba zapłacić certyfikowanemu dostawcy, wybierając certyfikat ważny rok lub dwa lata, a także odbierając
niezbędny sprzęt.

Do codziennego korzystania z podpisu elektronicznego potrzebny będzie: czytnik kart USB, PCMCIA lub token USB. Po podpisaniu umowy subskrypcyjnej (do czego jest potrzebne przedstawienie
dokumentu tożsamości – dowodu osobistego) wystarczy jedynie zainstalować specjalne oprogramowanie i zacząć korzystać z niego przy składaniu podpisów na elektronicznych dokumentach. Podpis zatwierdza się numerem PIN, a sama procedura trwa dosłownie chwilę,
wymaga jedynie kilku kliknięć.

Załatwianie spraw urzędowych czy firmowych oznacza dziś zdalną wygodę, ale nie w każdym przypadku można ograniczyć się do bezpłatnego profilu zaufanego. Na szczęście, istnieją certyfikowane, doświadczone firmy, które pomagają wdrożyć kwalifikowany podpis elektroniczny i oferują konkurencyjne ceny.